Geplaatst op
Iedere onderneming heeft te maken met een administratie van belangrijke documenten. Of dit nu digitale documenten of fysieke documenten zijn, deze moeten veilig opgeborgen worden om normaal te kunnen draaien als onderneming. Maar waarom is dit zo belangrijk dat zelfs de overheid een Archiefwet heeft ingesteld voor het archiveren van overheidsinformatie? In deze blog gaan we iets dieper in op deze vraag omtrent de opslag van digitale en fysieke archieven.
Nadelen van verloren documenten
Documenten kunnen op verschillende manieren beschadigen of kwijtraken. Zo kunnen digitale documenten verloren gaan door fouten in de software, beschadigingen aan de hardware en virussen. Fysieke documenten kunnen verloren gaan door diefstal, menselijke fouten en rampen zoals brand- en waterschade. Dit heeft een aantal gevolgen:
- Lagere arbeidsproductiviteit – Als documenten kwijtraken die regelmatig gebruikt worden kan het dagen duren om deze informatie terug te halen of te reproduceren. Dat heeft een negatieve invloed op de normale werkprocessen en dus de arbeidsproductiviteit.
- Klanten verliezen vertrouwen – Als klantgegevens per ongeluk kwijtraken of gestolen worden kan dit de (vertrouwens)relatie met de klant ernstig beïnvloeden.
- Grote boetes – Zodra je persoonlijke informatie verliest of zodra deze gestolen wordt door mensen die het recht niet hebben om die informatie te zien, ben je in overtreding van de AVG. Dit kan leiden tot enorme boetes of zelfs strafvervolging.
- Reputatieschade – Als je bekend staat als het bedrijf dat regelmatig data verliest of niet snel de juiste informatie uit de archieven kan halen, heeft dit een negatief effect op de reputatie.
Veilig archieven opslaan
Het is dus duidelijk dat er flinke nadelen verbonden zijn aan het verliezen van belangrijke documenten. Echter kost het effectief en correct opslaan van archieven tijd en geld. Gelukkig is het tegenwoordig steeds makkelijker om digitale archieven aan te leggen, die vrijwel geen ruimte in beslag nemen en altijd toegankelijk zijn. De opslag van fysieke archieven is echter nog wel een probleem voor veel bedrijven. Ze hebben niet de benodigde ruimte om het hele archief op een goede manier op te slaan. Daarom is het verstandig om bij een groot fysiek archief een gespecialiseerd bedrijf in te schakelen, zoals Karmac Facilitair archief opslag. Dit soort bedrijven hebben de benodigde ruimte en juiste middelen om een fysiek archief langdurig te bewaren terwijl je toch toegang hebt tot de gegevens indien dit gewenst is.